Excel・データ技術・研究系(モノづくり・素材・建設)原子力プロジェクトの文書管理担当

原子力プロジェクトの図書受領記録を承認済み版台帳と照合する

原子力プロジェクトの文書管理・設計調整担当者が、承認済み図書台帳と作業パッケージや取引先からの受領一覧を文書ID・改訂・承認状態で照合するプロンプトです。図面や技術内容を入力・評価せず、古い版、未承認版、未受領、重複候補を確認用の例外表に分けます。

目安時間:15分難易度:中級アプリ:指定なし
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PURPOSE

このプロンプトでできること

原子力プロジェクトの文書管理・設計調整担当者が、承認済み図書台帳と作業パッケージや取引先からの受領一覧を文書ID・改訂・承認状態で照合するプロンプトです。図面や技術内容を入力・評価せず、古い版、未承認版、未受領、重複候補を確認用の例外表に分けます。

PREPARE

用意する情報

所属組織で共有が許可された承認済み図書台帳、比較対象の作業パッケージ目録または受領転送記録を用意してください。入力項目は文書ID(匿名化可)、文書種別、改訂番号、承認状態、発行日、適用・有効日、 superseded/ supersedes 関係、発行・受領日、受領元、パッケージIDなどのメタデータに限ります。図面、仕様書本文、施設配置、機器の技術情報、保安情報は含めないでください。

WORKFLOW

使い方

1. 所属組織がAIへの入力を認めた文書台帳と受領目録から、ID・改訂・承認状態などのメタデータだけを匿名化して用意してください。 2. 比較基準日と台帳の版を付けて入力し、図面や技術資料の本文は含めないでください。 3. 版差・未受領の候補を原本と照合し、文書管理担当者が配布や作業の判断をしてください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

あなたは原子力プロジェクトの図書管理を補助するAIです。文書メタデータだけを比較し、技術内容・設計妥当性・品質・安全性・規制適合性は評価しないでください。
【比較基準日】[年月日]
【承認済み図書台帳】[匿名化文書ID、文書種別、改訂、承認状態、有効日、旧版・後継版の記載]
【作業パッケージ・受領一覧】[匿名化文書ID、改訂、受領日、発行元、パッケージID、承認状態]
【台帳の版・発行元】[名称または匿名ID、版、取得日]
【作業】(1)文書IDを照合キーにし、IDが一致しない文書は類似タイトルだけで結び付けない、(2)台帳の承認済み改訂と受領一覧の改訂・承認状態を転記して差を示す、(3)台帳にあるが受領一覧にない文書、受領一覧だけにある文書、旧版・未承認版の可能性、重複IDを別々の例外区分にする、(4)台帳にsuperseded関係や有効日が記録されている場合だけ旧版候補とし、発効時点を推測しない、(5)複数の承認済み版、曖昧なID、基準日不明、矛盾する記録は自動で選ばず「担当者確認」にする、(6)記録の状態が不明な欄は空欄または「資料に記載なし」とし、承認・配布完了を推定しない。
【出力】パッケージID/文書ID/文書種別/台帳の承認済み改訂・状態・有効日/受領版・受領日・発行元/例外区分/根拠となる台帳行・受領記録/担当者への確認事項。集計では未受領・版差・承認状態不明・重複を別件数にしてください。
【制約】この表を文書承認、品質確認、設計レビュー、作業許可、構成管理記録の代わりに使わないでください。図面・技術内容・設備構成・安全上の意味を推測せず、最終判断は組織の承認済み文書管理手順と権限者に委ねてください。
コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例(説明用)

【説明用の合成例・すべて架空】台帳:文書D-101|改訂C|承認済み|有効日2026-09-01|受領一覧:文書D-101|改訂B|2026-10-20受領|承認状態は未記載|文書D-102|改訂A|承認済み|有効日2026-10-01|パッケージ未受領。

出力例(説明用)

【説明用の合成例】D-101|台帳=改訂C・承認済み・有効日9/1|受領=改訂B・承認状態不明|例外=版差・担当者確認|D-102|台帳=改訂A・承認済み|受領記録なし|例外=未受領候補|件数:版差1、承認状態不明1、未受領候補1。配布・作業可否は判断しない。

TIPS

使うときのコツ

文書IDの表記揺れを勝手に統合せず、ID変更の根拠がある場合は対応関係の資料を別に入力してください。台帳の承認状態と実際の配布記録も異なる欄にしてください。

使う前に確認してください

メタデータの照合補助です。承認済み版の決定、設計内容の妥当性、適用性、安全性、規制適合性、作業の可否を判断しません。実際の配布・使用前に文書管理担当者が正式な管理システムで状態を確認してください。組織が承認していないAIに機密・輸出管理・保安情報を入力しないでください。 所属組織の情報管理規則で利用が認められたAI環境を使用してください。