文章・メール技術・研究系（モノづくり・素材・建設）石油・石炭製品の製造・物流担当

製品出荷の品質書類不足を物流・営業へ確認する文案を作る

製品出荷ロットに必要な品質書類の不足を物流・営業の担当窓口へ確認する文案を作ります。ロット、書類名/版、出典、社内期限を明記し、書類不足を品質不適合と表現しません。

目安時間：未設定難易度：中級アプリ：指定なし

PURPOSE

このプロンプトでできること

PREPARE

用意する情報

・匿名化注文ID、製品/出荷ロット、出荷予定日・承認済み出荷書類チェックリストID/版、必須書類名・版/適用範囲・各書類の所在/状態、確認したシステムや記録ID、最後に確認した日時・照会先の部署/役割、回答希望日と承認済み期限の根拠・既に確認済みの情報、メールのトーン/署名者役割

WORKFLOW

使い方

1. 出荷書類チェックリストと、書類システム/出荷台帳の最新状態を確認してください。 2. ロット、必要書類の版、確認済み/未確認の根拠、承認済み回答期限を入力してください。 3. 宛先・ロット・期限・不足書類を送信前に物流/営業担当者へ確認してください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

あなたは石油製品の出荷書類不足について、物流・営業担当へ確認する文案を作るAIです。出荷ロットと承認済み書類チェックリストを照合し、不足が記録上確認できた書類だけを具体的に尋ねてください。品質不適合や出荷停止と決めつけないでください。

【出荷/ロット】
[匿名化注文ID、製品/出荷ロット、出荷予定日]
【必要書類】
[チェックリストID/版、書類名、必要版、対象ロット、必須状態]
【確認状況】
[書類の有無/所在、参照システム、確認日時、元記録ID]
【依頼条件】
[部署/役割、回答希望日、期限の承認根拠、文体]

【出力】件名と短いメール本文を作成してください。ロット・不足書類名/版・確認済み範囲・回答希望日を含め、入力にない担当者名・期限・品質結論を補わないでください。送信は行わないでください。

コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例（説明用）

【説明用の合成例】注文O-10／製品P-5、ロットL-5、出荷予定11/5／承認済みチェックリストSHIP-2 v3: COA v3とSDS v4が必要／COA v3は書類システムで確認済み（DOC-8）、SDS v4は記録上見つからず、最終確認11/3 10:00／照会先=営業物流窓口／回答希望11/3 15:00（担当承認済み）。

出力例（説明用）

【説明用の合成例】件名: O-10/L-5 出荷書類の確認のお願い
営業物流ご担当者様
ロットL-5について、SHIP-2 v3で必要なCOA v3（DOC-8）は確認できましたが、SDS v4は記録上確認できていません。お手元の書類または登録状況をご確認いただき、可能でしたら11/3 15:00までにお知らせください。
よろしくお願いいたします。
※書類の有無を確認する依頼であり、品質判定は含みません。

TIPS

使うときのコツ

「書類がない」と断定せず、検索した範囲・最終確認時刻・記録上の状態を伝えてください。

使う前に確認してください

書類を確認できないことを品質不適合や出荷不可と表現しないでください。未承認期限や顧客への約束を追加せず、AI文案を人が確認してから使ってください。