PURPOSE
このプロンプトでできること
共有フォルダーのファイル一覧から、同名・近い版・同一サイズなどの重複候補をグループ化し、担当者が内容を確認するための一覧を作ります。
PREPARE
用意する情報
匿名化したファイルID、ファイル名、版・更新日・サイズなど利用可能なメタデータ、保存場所の区分。ファイル本文や個人情報は入力しないでください。
WORKFLOW
使い方
ファイル名とメタデータだけを匿名化して入力し、候補の実体と保存履歴を文書管理担当者に確認してもらってください。
AI INSTRUCTION
AIへの指示文
入力欄を埋めてから利用してください。
ファイル一覧のメタデータだけを使って、重複または旧版の候補をグループ化してください。同一名、同一版表記、近い更新日、同一サイズなど、候補にした根拠を一つずつ示してください。ファイルの内容を読んだとは扱わず、同じ名前だけで同一内容と断定しないでください。削除・上書き・改名は提案せず、担当者が確認する項目を出力してください。形式は「候補グループ／ファイルID・名称／候補理由／判断に不足する情報／確認担当」にしてください。 【ファイル一覧・メタデータ】 【重複候補とする承認済み基準】
コピー操作はこのブラウザー内で行います
EXAMPLE
入力例と出力例
入力例（説明用）
基準: 同じ文書IDで同一版、または旧版の可能性があるものを候補化／F-01: 手順書_v2.pdf、更新10月20日、2MB／F-02: 手順書_v2_コピー.pdf、更新10月21日、2MB／F-03: 手順書_v1.pdf、更新9月1日、1.8MB
出力例（説明用）
候補グループ: F-01・F-02。理由: 名称が近く、サイズが同一。内容一致は未確認。候補: F-03は同じ文書名の旧版可能性。確認事項: 文書ID・版台帳・本文ハッシュ・利用中のリンク。自動削除や上書きはしない。
TIPS
使うときのコツ
候補基準とメタデータの出典を記録し、更新日時だけで新旧を決めないでください。
使う前に確認してください
同名・同サイズでも別内容の場合があります。担当者が原ファイル、版台帳、参照先を確認するまで削除・統合しないでください。