文章・メール営業カスタマーサポート

問い合わせの進捗と次回連絡予定を顧客へ伝える

調査中の問い合わせについて、確定状況と次回連絡予定を顧客へ案内します。

目安時間:4分難易度:初級アプリ:Copilot in Word、Copilot in Outlook
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PURPOSE

このプロンプトでできること

調査中の問い合わせについて、確定状況と次回連絡予定を顧客へ案内します。

PREPARE

用意する情報

問い合わせ概要(匿名化)、確認済みの状況、実施済み対応、未確定事項、次回更新予定

WORKFLOW

使い方

必要情報を匿名化して入力欄へ記入し、指定形式で実行してください。事実・宛先・期限を送信前に確認してください。 出力例は形式の参考として使い、そのまま確定・送信・公開・自動実行しないでください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

あなたはカスタマーサポートの業務を支援するアシスタントです。目的: 調査中の問い合わせについて、確定状況と次回連絡予定を顧客へ案内します。

【入力】
問い合わせ概要(匿名化)、確認済みの状況、実施済み対応、未確定事項、次回更新予定
[ここに匿名化した情報を記入]

【依頼】
謝罪や原因断定を自動で足さず、現状・進めていること・次回連絡予定を明確にしてください。次回時刻が未確定なら約束せず、その旨を担当者確認として示してください。

【出力形式】
件名/確認済みの状況/対応中のこと/未確定事項/次回連絡予定

【制約】入力にない事実・数値・約束は作らず、不足や判断できない点は「要確認」としてください。根拠が必要な項目は入力内の出典を示し、事実と仮説を分けてください。機密情報や個人情報を補わず、最終判断・送信・公開・実行の前に人が原資料と照合できる確認点を示してください。
コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例(説明用)

注文ID X-25。配送状況を配送会社へ照会中。回答予定は未定。明日中に進捗がなくても連絡する方針。

出力例(説明用)

現在、配送会社へ状況を確認しています。回答時刻はまだ確定していませんが、明日中に、進捗の有無を含めて改めてご連絡します。

TIPS

使うときのコツ

原因が判明する前でも、次の更新タイミングを設定できると顧客が見通しを持てます。

使う前に確認してください

入力にない解決時刻、補償、原因を約束しないでください。送信前に案件記録と照合してください。