自動化事務・管理・バックオフィス保守契約管理担当

保守契約の更新通知を契約期限・確認担当・返信期限別に下書きする

契約台帳から更新時期の近い契約を抽出し、内容を変えない確認メール案を作るための入力、手順、確認点をまとめます。

目安時間：12分難易度：初級アプリ：Copilot in Excel、Copilot in Outlook

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PURPOSE

このプロンプトでできること

契約台帳から更新時期の近い契約を抽出し、内容を変えない確認メール案を作るための入力、手順、確認点をまとめます。

PREPARE

用意する情報

匿名契約ID、満了日、更新確認期限、相手窓口役割、契約担当、承認済み通知文。実データは必要に応じて匿名化してください。

WORKFLOW

使い方

必要な情報をそろえ、個人情報や機密情報を伏せてから入力してください。出力は元資料と照合して利用してください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

契約台帳から更新時期の近い契約を抽出し、内容を変えない確認メール案を作る。入力に含まれる情報だけを使い、記載のない事実、数値、合意は補わないでください。
【入力】
匿名契約ID、満了日、更新確認期限、相手窓口役割、契約担当、承認済み通知文

【素材】
[匿名化した情報を貼り付け]

次の制約を守ってください。
自動送信や契約更新を実行せず、価格・サービス範囲を変更せず、個人連絡先をログに残さないでください。
不足情報や矛盾は推測せず確認事項として示し、次の形式で出力してください。
契約ID／期限／確認担当／通知案／回答状態／要承認

コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例（説明用）

契約M9・満了8/31・更新可否回答7/31まで・担当は施設管理

出力例（説明用）

【説明用の合成例】
契約M9は8月31日に満了予定です。7月31日までに更新希望の有無をご確認ください。

TIPS

使うときのコツ

自動送信や契約更新を実行せず、価格・サービス範囲を変更せず、個人連絡先をログに残さないでください。不明点は推測せず、確認事項として分けてください。

使う前に確認してください

案を自動実行せず、権限者の承認と例外時の停止条件を確認してください。