業務整理事務・管理・バックオフィス文書ライフサイクル担当

公開文書の見直し予定を所有部署・根拠版・失効日別に管理する

公開中の案内文書から見直し担当と根拠資料の版、確認期限を一覧にし期限切れを示すための入力、手順、確認点をまとめます。

目安時間:12分難易度:初級アプリ:Copilot in SharePoint
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PURPOSE

このプロンプトでできること

公開中の案内文書から見直し担当と根拠資料の版、確認期限を一覧にし期限切れを示すための入力、手順、確認点をまとめます。

PREPARE

用意する情報

匿名文書ID、公開日、所有部署役割、根拠資料ID・版、見直し期限、失効条件、公開状態。実データは必要に応じて匿名化してください。

WORKFLOW

使い方

必要な情報をそろえ、個人情報や機密情報を伏せてから入力してください。出力は元資料と照合して利用してください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

公開中の案内文書から見直し担当と根拠資料の版、確認期限を一覧にし期限切れを示す。入力に含まれる情報だけを使い、記載のない事実、数値、合意は補わないでください。
【入力】
匿名文書ID、公開日、所有部署役割、根拠資料ID・版、見直し期限、失効条件、公開状態

【素材】
[匿名化した情報を貼り付け]

次の制約を守ってください。
公開ページを直接変更せず、規程の解釈をAIに任せず、担当者名や非公開資料を入力しないでください。
不足情報や矛盾は推測せず確認事項として示し、次の形式で出力してください。
文書/所有役割/根拠版/期限/状態/期限超過/次の確認
コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例(説明用)

文書D1・根拠規程v7・見直し期限6/30・規程v8が5/1発行・未更新

出力例(説明用)

【説明用の合成例】
D1は規程v7を根拠としています。規程v8発行後も未更新で、見直し期限は6月30日です。

TIPS

使うときのコツ

公開ページを直接変更せず、規程の解釈をAIに任せず、担当者名や非公開資料を入力しないでください。 不明点は推測せず、確認事項として分けてください。

使う前に確認してください

計画案を確定指示として使わず、優先順位と担当者の合意を確認してください。