文章・メール事務・管理・バックオフィス大学図書館の逐次刊行物担当

大学図書館の定期刊行物未着号を購読期間・号数・請求明細別に照合する

匿名購読契約ごとに購読期間、刊行号、受領日、未着連絡、請求明細を対応づけ、確認が必要な号とベンダーへの照会文案を作るための入力、手順、確認点をまとめます。

目安時間：12分難易度：初級アプリ：Copilot in Outlook

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PURPOSE

このプロンプトでできること

PREPARE

用意する情報

匿名購読契約ID、刊行物コード、購読期間、号数・発行日、受領日、未着申告日、請求明細、ベンダー連絡窓口。実データは必要に応じて匿名化してください。

WORKFLOW

使い方

必要な情報をそろえ、個人情報や機密情報を伏せてから入力してください。出力は元資料と照合して利用してください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

匿名購読契約ごとに購読期間、刊行号、受領日、未着連絡、請求明細を対応づけ、確認が必要な号とベンダーへの照会文案を作る。入力に含まれる情報だけを使い、記載のない事実、数値、合意は補わないでください。
【入力】
匿名購読契約ID、刊行物コード、購読期間、号数・発行日、受領日、未着申告日、請求明細、ベンダー連絡窓口

【素材】
[匿名化した情報を貼り付け]

次の制約を守ってください。
利用者名・閲覧履歴を入力せず、購読契約の返金権利を判断せず、購読停止や請求変更を自動依頼しないでください。
不足情報や矛盾は推測せず確認事項として示し、次の形式で出力してください。
未着候補号／発行・受領状況／請求との対応／不足記録／ベンダー照会文案

コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例（説明用）

契約L2・2026年1〜12月・1〜8号と10号は受領・9号の受領記録なし・請求は年額一括

出力例（説明用）

【説明用の合成例】
9号の受領記録がありません。購読期間と請求は年額一括のため、まず発送状況を確認する照会文案を作成し、契約条件は担当者が確認してください。

TIPS

使うときのコツ

利用者名・閲覧履歴を入力せず、購読契約の返金権利を判断せず、購読停止や請求変更を自動依頼しないでください。不明点は推測せず、確認事項として分けてください。

使う前に確認してください

送信前に宛先、日付、事実、約束を原資料と照合してください。