Excel・データ事務・管理・バックオフィス公文書館デジタル化担当

デジタル化した公文書の原本・画像・目録行を対応づける

保存箱・簿冊・ページ識別子を使い、原本の所在情報、画像ファイル、目録レコードの紐付け漏れを一覧にするための入力、手順、確認点をまとめます。

目安時間：12分難易度：初級アプリ：Copilot in Excel

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PURPOSE

このプロンプトでできること

PREPARE

用意する情報

匿名資料ID、箱・簿冊・ページ番号、原本請求記号、画像ファイル名、目録行ID、撮影状態。実データは必要に応じて匿名化してください。

WORKFLOW

使い方

必要な情報をそろえ、個人情報や機密情報を伏せてから入力してください。出力は元資料と照合して利用してください。

AI INSTRUCTION

AIへの指示文

コピー用

入力欄を埋めてから利用してください。

保存箱・簿冊・ページ識別子を使い、原本の所在情報、画像ファイル、目録レコードの紐付け漏れを一覧にする。入力に含まれる情報だけを使い、記載のない事実、数値、合意は補わないでください。
【入力】
匿名資料ID、箱・簿冊・ページ番号、原本請求記号、画像ファイル名、目録行ID、撮影状態

【素材】
[匿名化した情報を貼り付け]

次の制約を守ってください。
個人情報や非公開資料本文を貼らず、資料の公開可否を推測せず、識別子の対応だけを確認してください。
不足情報や矛盾は推測せず確認事項として示し、次の形式で出力してください。
資料ID／原本位置／画像ファイル／目録行／対応状態／確認先

コピー操作はこのブラウザー内で行います

EXAMPLE

入力例と出力例

入力例（説明用）

資料A-12・簿冊B3・頁8・画像B3_008.tifあり・目録行IDなし

出力例（説明用）

【説明用の合成例】
B3の8頁は画像がありますが目録行IDが未登録です。原本と照合してから目録担当へ確認してください。

TIPS

使うときのコツ

個人情報や非公開資料本文を貼らず、資料の公開可否を推測せず、識別子の対応だけを確認してください。不明点は推測せず、確認事項として分けてください。

使う前に確認してください

元データを上書きせず、抽出条件と結果を担当者に確認してください。