読む人と要約の用途を決める
経営判断の下準備、チームへの共有、自分の理解など、用途によって残す情報は変わります。読者、知りたい問い、対象範囲を最初に伝えます。
たとえば「全体を短く」ではなく、「変更点、影響する部署、開始日、未確定条件を分ける」と指定すると、確認したい情報が見えやすくなります。
重要な数字・条件・例外を別枠で残す
要約と一緒に、日付、金額、対象範囲、例外、前提条件を別項目にまとめてもらいます。元資料に見当たらない項目は「記載なし」と書き、補わないようにします。
長い資料を分割して渡す場合は、見出しやページ番号など、後から原文を探せる目印を残します。分割要約を最後に統合した結果も、原文全体に照らして確認してください。
要約だけで判断せず原文に戻る
要約を読み、判断に使う箇所、条件付きの表現、反対意見、例外を原文で確認します。AIが付けた見出しや分類が、資料に明記されたものか、整理のために付けたものかも区別してください。
資料の版や更新日が複数あるときは、使用した原本を確認します。古い版の記述が混ざっていると、文章として自然でも判断を誤る原因になります。
要約指示の例
使用例
この資料を、新しく担当する人向けに整理してください。最初に結論を3点以内で示し、その後に変更点、適用開始日、対象外、未確定事項を分けてください。原文にない情報は補わず、重要な条件は見出しまたはページ番号を付けてください。
実践前の確認
- 読者、用途、対象範囲を指定した
- 数字、日付、条件、例外を原文で確認した
- 使用した資料の版と更新日を確かめた
注意点
契約、規程、医療・法務・金融など重要な判断を含む資料は、要約だけで結論を出さず、原文と担当者・専門家の確認を行ってください。