先に組織の利用ルールと対象AIを確認する
会社が許可したAI、入力できる情報の区分、保存や共有の条件は組織ごとに異なります。個人向けサービスと組織向け環境を同じものとみなさず、社内ルールや管理者の案内を確認してください。
利用可否が分からない資料は入力しないでください。業務の期限が迫っていても、許可が確認できる方法へ切り替えるのが安全です。
目的に必要な最小限だけを使う
メールを整えるなら、相手の氏名や全履歴ではなく、文章の目的と必要な事実だけで足りる場合があります。不要な個人情報、顧客識別子、契約番号、認証情報を除きましょう。
名前を仮名に置き換えるだけでは、部署、日時、出来事の組み合わせから本人が分かることがあります。再識別できないかを確認し、必要なければ実資料を使わず、架空の例で依頼方法を試してください。
出力にも情報が残っていないか確認する
AIが入力内容をそのまま引用したり、不要な情報を要約に含めたりすることがあります。回答を社内外へ共有する前に、宛先と共有範囲に対して必要な情報だけになっているかを見直します。
削除や履歴消去ができるかだけで安全性を判断しないでください。入力前に利用条件を確認し、判断できない場合は担当部署に相談してください。
匿名化した依頼の例
使用例
次の条件を使って案内文の下書きを作ってください。取引先名は「A社」、担当者名は「ご担当者様」に置き換えています。会議の目的は新しい日程の相談です。入力にない日時や合意は作らず、不明点を示してください。
実践前の確認
- 利用するAIと入力可能な情報を確認した
- 目的に必要な情報だけを残した
- 共有前に出力から不要な情報を取り除いた
注意点
このページは組織の情報管理ルールを置き換えません。機密区分やAI利用の可否が不明な場合は、資料を入力せず、管理者や担当部署に確認してください。