決定・対応・保留を別々に扱う
メモを一つの要約にするだけでなく、決定事項、対応事項、未決事項に分けて整理するよう依頼します。対応事項には、作業内容、担当者、期限、確認元を並べると、抜けを見つけやすくなります。
会話中に候補として出ただけの案を決定事項にしないよう、「明確に合意されたものだけを決定として扱う」と指定してください。
担当者や期限が見つからない場合は空欄にする
記録にない担当者や期限を、役職や発言順から推測させてはいけません。「記載なし」「要確認」と表示し、元のメモの該当箇所を添えるようにします。
録音の文字起こしには聞き間違いや固有名詞の誤変換が含まれることがあります。AIの表を配る前に、決定事項と人名、数値、期限を元の記録と照らし合わせてください。
共有先に合わせて仕上げる
参加者向けには、決定事項と担当ごとの対応を短くまとめます。欠席者向けには、会議の目的や背景を加えると読みやすくなります。どちらの場合も、共有してよい範囲を確認してから入力しましょう。
最終版は会議の責任者や担当者に確認してもらいます。とくに合意や承認を示す表現は、本人が確認するまで確定扱いしないでください。
分類の指定例
使用例
次のメモを「決定事項」「対応事項」「未決事項」に分けてください。対応事項は、内容・担当者・期限・根拠となるメモを表にします。担当者または期限が明記されていない場合は推測せず「要確認」としてください。
実践前の確認
- 決定と提案、保留を分けている
- 担当者・期限を元の記録と照合した
- 共有先に不要な発言や個人情報を含めていない
注意点
AIの整理結果は会議の正式な議事録や承認記録の代わりにはなりません。組織で定めた記録・承認方法を優先してください。