1. まず「何ができたら終わりか」を一文にする
「資料を作る」だけでは、誰に何を伝えるのかが分かりません。「来週のチーム会議で、遅れている作業と確認事項を共有できる一覧にする」のように、使う場面と読み手まで書いてみてください。
AIに任せたいのが下書き、分類、比較、要約のどれかも決めます。最終判断や承認が必要な仕事は、AIの担当範囲から切り分けてください。
2. 材料は必要な分だけ、事実と不明点を分ける
元になる文章、数値、条件を集め、目的に関係のない情報は外します。入力にない担当者や期限をAIが補わないよう、「分からない場合は未確認と書く」と伝えるのも有効です。
社外秘や個人情報を含む場合は、利用先のAIが組織で許可されているかを先に確認してください。許可が分からないときは入力を止め、仮の値に置き換えても機密情報が推測できないか見直しましょう。
3. 出力の形と制約を指定する
文章、表、箇条書きなどの形式を指定します。読む人、長さ、口調、含めたい項目、避けたい表現があれば一緒に伝えましょう。
一度に多くを頼むより、最初は一つの成果物に絞ります。出力を見てから不足している条件を追加すると、どの指示が結果に影響したかも分かりやすくなります。
依頼の組み立て例
使用例
ゴール：週次会議で進捗を共有する／材料：完了・進行中・保留のメモ／出力：項目、状態、次の確認事項の表／制約：担当者と期限が書かれていない場合は「未確認」とする
実践前の確認
- 使う場面と読み手が分かる
- 渡す材料に目的外の情報を混ぜていない
- 出力形式と、AIに推測させない条件を伝えた
注意点
AIが作った担当者、期限、判断を、そのまま確定情報として扱わないでください。元資料と照合し、必要な人に確認してください。