相手・目的・事実を先にそろえる
入力するのは、相手との関係、連絡する目的、確定している事実、相手にしてほしいことです。希望する期限や候補日時がある場合は、日付と時刻を明記します。
「感じよく」などの曖昧な指定は、簡潔、やわらかめ、要点を先に、など読み手が分かる表現にします。社内外の慣例に合わせたい場合は、その条件も伝えてください。
- 相手：取引先の担当者、社内の上司など
- 用件：日程確認、依頼、返信、謝意など
- 事実：決定済みの内容と、未確定の内容
- 相手への依頼：回答してほしいことと期限
AIには「ない情報を足さない」と伝える
金額、日付、契約条件、謝罪の理由などを、入力にないまま補わせないでください。情報が足りないときは、本文を作る前に質問するか、確認箇所を示すよう指定します。
受信メールを貼り付ける場合は、会社のAI利用ルールを確認し、氏名や連絡先など不要な情報を外してください。相手に見せてよい内容だけを使います。
宛先と送信内容は人が最後に確認する
出力を送信する前に、宛名、敬称、日付、添付ファイル、依頼事項が正しいかを読み返します。複数の相手がいる場合は、To・CC・BCCの使い分けも組織のルールに沿って確認してください。
AIの文面が自然でも、合意していない約束や強すぎる表現が混じることがあります。必要な箇所を自分の言葉に直し、送信操作は内容に責任を持てる人が行いましょう。
依頼文の例
使用例
取引先へ打ち合わせ候補日を確認するメールを作ってください。候補は11月10日15時と11月11日10時です。所要時間は30分です。相手に都合のよい日時を一つ選んでもらう形にし、入力にない場所や参加者は追加しないでください。件名と本文を分けてください。
実践前の確認
- 相手、目的、確定情報、依頼事項がそろっている
- 入力してよい情報だけに絞っている
- 送信前に宛先・日付・添付・約束を見直した
注意点
AIが作った文章を自動送信しないでください。事実、宛先、相手に与える約束を確認してから送信してください。